إحذر من التهاون فى أمر القيود المحاسبية

توجد العديد من البرامج الجاهزة الرائعة، جعلت الإستعانة بالكمبيوتر فى تسجيل الحسابات مهمة سهلة، بل و بدون مبالغة، هواية ممتعة!. فتحولت القيود الحسابية، من موضوع روتينى يتطلب وقتاً طويلاً، إلى إدخال بسيط على الكمبيوتر يتم فى غاية السهولة. ويقوم البرنامج نيابة عنك و عن محاسب الشركة، بترحيل القيود، وإصدار عدد لانهائى من التقارير التى تساعد على متابعة تفاصيل أداء الشركة. ويمكن متابعة المصروفات والمبيعات وعمل الميزانية و قائمة الدخل والعديد من التفاصيل بضغطة على الفأرة. و بعض هذه البرامج يعطى المستخدم أيضاً، رسوماً بيانية فى منتهى الدقة عن أداء الشركة.

توجد العديد من الشركات العربية والمصرية التى نجحت فى تطوير برامج محاسبية، و لكنى أميل و أتحيز لبرنامج شهير من انتاج شركة Intuit الأمركية يعرف باسم كويك بوكس Quick Books، أى الدفاتر السريعة. و قد حصلت على الإصدار الثالث من هذا البرنامج عن طريق مراسلة فرع الشركة فى انجلترا وكان ذلك فى عام 1995، بناء على مقارنة أجرتها مجلة بى سى مجازين PC Magazine بين عشرة برامج محاسبية وقتذاك، كان هو أفضلهم بمسافة كبيرة تفصله عن لاحقيه. و قد تطلب منى البرنامج وقتاً ليس بالقصير حتى أتقن التعامل معه. و منذ ذلك الوقت فلا غنى عن هذا البرنامج فى أعمالى، وتصدر نسخة جديدة منه سنوياً، و بحوزتى عند كتابة هذه السطور إصدار 2009. وقد طورت الشركة الإصدارات الحديثة منه، وضمنتها عدداً من الأدوات المفيدة، مثل إمكانية تصدير التقارير لبرنامج إكسيل الشهير من شركة مايكروسوفت، مما يتيح مرونة فى التعامل مع تقارير البرنامج. وتم أيضا إضافة أهم التحاليل المالية. و يمكن الحصول على نسخة أصلية، أو تجريبية من البرنامج، من موقع الشركة www.quickbooks.com.

يجب الإشارة أن هذا ليس إعلاناً أو ترويجا للبرنامج أو للشركة التى طورته، التى لاتهتم بالسوق المصرى، و حاولت عدة مرات أن أحصل على حق توزيع البرنامج فى مصر، ولكنى علمت أن السوق العربى بأكمله ليس مغرياً للشركة.

و توجد العديد من البرامج المحلية الناجحة فى عدة مجالات للبيع بالتجزئة، مثل السوبرماركت، و الصيدليات، يتم توصيلها بقارئ للباركود المطبوع على عبوة المنتج، و الذى يميز كل منتج عن غيره، مما يسهل إدخال البيانات إلى الحاسب. و لكن يجب الانتباه إلى أن بعض هذه البرامج المتميزة فى متابعة المبيعات، قد تكون مصحوبة بضعف فى التقارير الحسابية، وعمل الميزانية و قائمة الدخل.

وهناك أيضاً برامج تساعد المطاعم التى تقوم بخدمة التوصيل للمنازل، تقوم بتسجيل العملاء فى قاعدة بيانات. يظهر على الشاشة إسم العميل بمجرد اتصاله عن الطريق التليفون المتصل بالحاسب، وهى برامج مفيدة تحتفظ ببيانات العملاء وعناوينهم، بدلاً من تسجيلها عند كل اتصال. و يمكن استخدام هذا الكنز من المعلومات فى الاتصالات التسويقية بالعملاء فيما بعد.

إستخدام الحاسب الآلى، و برنامجاً للحسابات سيوفر وقتاً ومالاً، ويعطيك قدراً ضخماً من التقارير الدقيقة عن أعمالك، فتعرف بدقة أين تقف شركتك، وماتحقق من مستهدف، وما يجب تصحيحه، سيجعل برنامج الحسابات، أى برنامج، تتبع سير أمورك بدقة وباستمرار أمرا يسيراً. ولكن احذر من الاعتماد على الحاسب كوسيلة وحيدة للقيود الحسابية، فقد يتحول الحاسب إلى جثة هامدة فجأة. المستندات لاغنى عنها.

الخلاصة: لا تتهاون فى التعامل مع أمورك الحسابية.